Dans un bureau par Revel Architecture & Design, une cloison en gypse inclinée sépare une salle de conférence des postes de travail. Photographie de Garrett Rowland.

Au cours des derniers mois, plusieurs grandes entreprises ont adopté des positions audacieuses avec leurs politiques de retour au pouvoir. Twitter, Facebook et Slack ont ​​rejoint les rangs des entreprises qui déplacent leurs employés vers le travail principalement à distance. Et la société de plein air REI est allée jusqu’à vendre son siège social nouvellement créé en adaptant une stratégie de travail à distance plus robuste. Pourtant, d’un autre côté, des entreprises comme JPMorgan chasser prévoient une présence sur le lieu de travail dès l’été 2021. Toutes ces décisions sont prises à un moment où les données d’enquête suggèrent que près de 30% des employés choisiront de quitter leur emploi s’ils ne sont pas autorisés à continuer de travailler à distance.

Au milieu de tout ce buzz, une majorité d’entreprises envisagent une sorte de modèle hybride pour un retour au travail de bureau. En fait, Kate Lister, présidente de Global Workplace Analytics, suggère que le point idéal est de travailler à distance 2,5 jours par semaine. Elle partage: «Il existe quatre groupes différents: tous au bureau, au bureau en premier, à distance en premier et entièrement à distance. Les pourcentages sont d’environ 10 à 15% souhaitant travailler à plein temps au bureau, 15 à 25% souhaitant être totalement éloignés et les 60 à 75% restants souhaitant une sorte d’hybride. »

Et si l’acceptation de mettre en œuvre une stratégie hybride de retour au bureau est une excellente première étape, ce n’est que cela – une première étape. Les prochaines étapes immédiates sont peut-être les plus compliquées et impliquent des politiques juridiques, des ramifications fiscales et le réseau compliqué de sourcing et de paiement pour les configurations de bureau à domicile. Lister partage certaines des considérations qui entrent dans l’élaboration de ces politiques.

Ramifications fiscales et juridiques

Deux des facteurs les plus négligés d’une politique de travail hybride sont ses ramifications fiscales et juridiques. Le travail à distance présente l’avantage de pouvoir déménager. De nombreux employés qui étaient auparavant confinés dans de petits quartiers dans les grandes régions métropolitaines avec des indices de coût de la vie exorbitants peuvent désormais s’étendre dans les banlieues environnantes, où le coût de la vie plus bas augmente leur pouvoir d’achat. Cependant, cette liberté s’accompagne de préoccupations quant aux implications juridiques et fiscales. Que faire si un employé déménage dans un autre État, avec des lois du travail différentes affectant des choses comme le niveau parental ou les indemnités de maladie? Les codes fiscaux correspondent-ils au siège social de la société ou à l’emplacement du bureau principal du travailleur (dans certains cas, son siège social à l’extérieur de l’État)? En fait, les employés de sept États sont actuellement confrontés à la double imposition en raison de politiques de règles de commodité. Lister ajoute que ces questions amènent certaines entreprises à considérer les coûts, la complexité et les risques d’une main-d’œuvre véritablement mondiale.

De plus, à cause de ces questions, les entreprises se demandent si la décision de travailler à distance doit incomber aux RH, à l’immobilier d’entreprise ou même au juridique. Lister partage: «Je travaille actuellement avec un client où l’ensemble de notre projet est dédié à l’aider à comprendre la question de la fiscalité et du travail d’un modèle hybride. Avant la pandémie, [the push for] le travail à distance provenait de l’immobilier d’entreprise et c’était dans le but d’économiser de l’argent. Au cours des dernières années, les RH se sont impliquées afin d’augmenter le vivier de talents. Depuis le début de la pandémie, c’est au coude à coude entre lequel des deux facteurs est à l’origine de la décision. Nous voyons donc beaucoup plus d’équipes interfonctionnelles travailler à une solution cohérente. Il ne s’agit pas seulement d’une application pratique examinant les moteurs du passé, mais d’un point de vue stratégique, les entreprises cherchent à envisager une approche holistique des ressources humaines, de l’informatique, de la gestion des risques et du droit en se demandant: «Que faut-il changer?»

Sourcing pour les bureaux à domicile

Lister partage que 14 États exigent actuellement que les employeurs remboursent leurs employés pour leurs installations de bureau à domicile. Mais ce que cela signifie dans la pratique est très ambigu: «Cela inclut-il le financement de la technologie, de l’éclairage et du chauffage, du mobilier, etc.? La liste n’est pas claire. »

Quoi est Il est clair, cependant, que la détermination du remboursement et des sièges dans le bureau dépendra de la fréquence à laquelle les employés sont dans le bureau physique plutôt que distant. Lister explique: «La place des gens dans ce continuum va définir ce que sera le remboursement de leur bureau à domicile et s’ils ont un siège attribué si les entreprises optent pour des bureaux assignés ou non attribués dans le bureau physique.»

Elle poursuit: «De plus, les entreprises deviennent intelligentes sur la façon dont elles remboursent le matériel de bureau à domicile. Je vois de nombreuses entreprises se lancer dans un programme d’allocation géré qui les aide à contourner les problèmes fiscaux et à s’assurer que l’équipement adéquat est acheté. Par exemple, si un employé reçoit une allocation de 1 000 $ pour le rembourser pour son équipement de bureau à domicile, il s’agit d’un revenu imposable et il ne rapportera qu’environ 700 $ à la maison. De plus, il n’y a aucun moyen de savoir s’ils ont utilisé cet argent pour acheter une chaise de bureau ergonomique ou prendre des vacances. Mais si vous utilisez un processus d’allocation géré, tout le monde obtient un crédit de 1000 $ auprès d’un détaillant en ligne, avec une liste d’articles approuvés à l’achat. Ils peuvent utiliser la totalité de 1 000 $, puis mettre leur carte de crédit pour couvrir tout ce qu’ils veulent acheter. Je suis personnellement en faveur des fournisseurs qui ont une expérience dans les pièces résidentielles et commerciales. Nous devons nous rappeler que même si ces articles sont destinés à un bureau à domicile, ils résideront également dans l’espace personnel de quelqu’un. Par conséquent, l’employé voudra avoir son mot à dire sur les couleurs et les styles des pièces qu’il choisit. »

En ce qui concerne l’avenir, Lister ajoute que les entreprises doivent être sûres d’être préparées à ces considérations avant de commencer à demander ce que veulent les employés. Comme elle le dit, «L’un des meilleurs moyens de faire en sorte que les employés se sentent entendus est de les interroger sur leurs opinions. Mais nous constatons que 93% des employés disent qu’ils ne veulent pas revenir au bureau, les entreprises doivent donc être prêtes à gérer les attentes et à y répondre correctement. »

Elle conclut: «Nous avons ici l’opportunité de changer fondamentalement le qui, le quoi, le quand, le où et le pourquoi du travail d’une manière qui soit meilleure pour les employés et la communauté. Mais pour ce faire, nous devons arrêter d’essayer de recréer des processus dans le monde numérique qui ont été interrompus dans le monde physique. Tout le monde essaie de recréer les conversations sur les refroidisseurs d’eau, mais qui a dit que c’était les meilleurs moyens de favoriser des conversations impromptues? Au lieu de cela, prenons les principes de base de ce qui était bon et améliorons encore notre avenir, que cela se fasse en personne ou à distance. « 

Amanda Schneider est présidente de ThinkLab, la division de recherche de SABLE. Chez ThinkLab, nous combinons Médias SANDOWLa portée incroyable de la communauté de l’architecture et du design à travers des marques comme Interior Design Media, Metropolis, Luxe et Material Bank avec des techniques de recherche de marché éprouvées pour découvrir les tendances et opportunités pertinentes pour l’industrie du design. Rejoignez-nous pour découvrir ce qui vous attend à thinklab.design/join-in.